Ali je li neizbježno da će vas srušiti težina projekta?
Ne ako koristite najbolje trikove i provodite ispravnu strategiju prilagođenu specifičnim i jedinstvenim potrebama poduzeća.
Evo 10 savjeta za upravljanje projektima koje svaki novi (i iskusni) menadžer treba znati.
1. Utvrdite očekivanja organizacije
Prije pokretanja velikog projekta, možete pomoći kompaniji u postavljanju realnih očekivanja, u nizu koraka kako bi se osiguralo da tim završava projekt na vrijeme i proračun. Radeći to, organizacija može osigurati održivu prednost u odnosu na konkurente u industriji i tu strategiju uključiti u dugoročno planiranje.
Ključno je pitanje: kako doznati što se temelji na stvarnosti?
Tu se pojavljuju vaše vještine upravljanja projektima jer sada možete implementirati različite metode:
- zaposliti i zadržati pravi talent s odgovarajućim vještinama
- iskoristiti tehnološka rješenja
- eksperimentirajte s upravljanjem realizacije pogodnosti
- prihvatite agilne postupke (pogledajte dolje)
- povezati pripremu strategije s izvršavanjem menadžmenta.
Ovisno o mjestu u tvrtki, također možete preporučiti Enterprise Project Management ili EPMO. Ovo je centralizirano poslovno sredstvo koje premošćuje jaz između strategije i poduzeća, koristeći raznoliku lepezu mehanizama podrške za korporativno upravljanje i upravljanje projektnim portfeljem.
2. Definirati kritične prekretnice
Svaki je projekt definiran trenutcima, nizom agilnih praksi koje će na kraju dovesti do gotovog proizvoda. Bez obzira na kakvim se nastojanjima bavite, cijela će se stvar svidljivo zasnovati na dvije stvari: glavnim fazama i podfazama.
Primarne faze sastojat će se od započinjanja, planiranja, izvršavanja i zatvaranja. Podfaze su sitnice koje koordinirate sa svojim timom do završetka, od razumijevanja potreba klijenata do sastavljanja podataka do pisanja tehničkih dokumenata. Ovo je personifikacija uspješnog upravljanja projektima.
Zapišite sve važne prekretnice, jer će poslužiti kao učinkovit pokazatelj ako vi i vaš tim postižete uspjeh.
3. Proučite bolje točke projekata
Jedini način na koji se kuća može izgraditi je ako postoji snažan temelj. Isto je i s planiranjem projekata; bez pažljivog proučavanja sitnijih točaka, tada nećete proizvesti solidan projekt. Kao kuća bez zvjezdanih temelja, vaš će se projekt pomučiti, potonuti i neizbježno propasti.
Dakle, da biste bili sigurni da je planiranje učinkovito, morate uključiti ove trikove u svoj menadžment:
- definirati ciljeve klijenata
- ocrtati cilj poduzeća
- identificirati dionike u projektu
- shvatiti koji su im interesi
- znati njihova očekivanja od početka do kraja.
Još jedna stvar: dubinska projektna strategija trebala bi sadržavati uloge i odgovornosti svakog člana tima. Što nas dovodi do sljedeće točke.
4. Utvrdite snage i slabosti članova tima
Kao što izreka govori, vi ste tvrtka koju zadržavate. Ova prastara poslovica vrijedi čak i za upravljanje!
Tvrtke opstaju i napreduju pokazujući snage svojih zaposlenika i skrivajući svoje slabosti. Trebate zauzeti isti mentalitet kada delegirate zadatke, zadatke i odgovornosti.
Sve do analitičke analize bejzbola, menadžeri će prije utakmice utvrditi tko ističe u čemu i protiv koga. Pa, stavite kapu i pogledajte gdje se u vaše planove uklapaju Sally Inženjer, Johnny Linguist, Billy Tehnički čarobnjak i Susie Number Cruncher.
Savjet: ti nadimci trebali bi vam reći sve što trebate znati!
5. Održavajte široku komunikaciju
Komunikacija, komunikacija, komunikacija. Ovo je profesionalna vještina koju mnogi nedostaju na današnjem ultra-konkurentnom i žestokom tržištu rada.
Za upravljanje projektom bez ikakvih štucanja potrebna vam je učinkovita komunikacija između svih uključenih strana: klijenata, dionika, članova tima i rukovoditelja projekata. Ako bude problema u komunikacijskoj areni, slijedi napadi slijepih, pitanja "Pa, niste mi to rekli!" ili "Da, dobro, trebali ste mi reći!".
Konačno, linije komunikacije moraju uvijek biti otvorene, stalno se zapošljavati i spremne za upotrebu.
Pa, kako osiguravate da komunikacija radi ispravno? Evo nekoliko savjeta:
- pisati izvješća o statusu projekta, ostavljajući sve na istoj stranici o bilo kakvim novim dostignućima
- održavati opće komunikacijske sastanke na početku i na kraju svakog radnog tjedna
- vodite politiku otvorenih vrata kako biste omogućili bilo kome tko ima pitanja ili nedoumica da slobodno govori
- bacite se na "potrebu za znanjem", jer je velika vjerojatnost da ćete zaboraviti što sačinjava.
Neučinkovita komunikacija često će rezultirati neuspjehom projekta, kašnjenjem u prijavi i možda premašanjem ograničenja proračuna.
pretplatiti
Prijavite se na naš newsletter za još sjajniji sadržaj i dobiti 20% popusta na našem testu karijere!
pretplatiti6. Motivirajte svoj tim
Atribut dobrog upravljanja je vodstvo.
Što je dobro vodstvo? Za jednu, sposobnost motiviranja svojih podređenih. To može biti teško postići jer nisu svi motivirani istim riječima, fizičkim izrazima, korporativnim ciljevima i idejama. Vaša je uloga napustiti pristup jedinstvene veličine i prilagoditi svoj stil upravljanja svakoj osobi na brodu.
Evo nekoliko ideja koje treba uzeti u obzir:
- pokažite zahvalnost svojim zaposlenicima prigodom uredskih zabava, poklon kartica, natjecanja i usmene pohvale
- nude mogućnosti za rast svojih vještina i napredovanje u tvrtki
- komunicirati iskreno i redovito; zaposlenici mrze biti u mraku i igrati igru pogađanja
- njegovati odnose između viših rukovoditelja i radnika na nivou početne razine
- poticati neovisnost i pružati radnicima mogućnost samoupravljanja.
7. Zaposlite vještine upravljanja proračunom
Hoće li vaš projekt napredovati, prijeći na sljedeću fazu i biti dovršen? Želite reći „da“, ali to ovisi o proračunu.
Svakako, velika multinacionalna korporacija imat će ogromne resurse za realiziranje projekata. Međutim, većina tvrtki - velikih i malih - stežu kaiševe i posluju unutar ograničenog iznosa dolara [ili ovdje ubacuju valutu po izboru]. Ovo može napraviti veliki pritisak na voditelja projekta i korumpirati sve što je planirao do sada.
Mora li to ipak? Ne. Sve dok implementirate ovih pet alata, možete ostati pod kontrolom:
- uvijek faktor troškova spontanih napada ili iznenađenja
- shvatiti ono što dionici doista trebaju i žele
- osigurati da svi budu odgovorni i informirana o svim promjenama
- razviti ključne pokazatelje uspješnosti (KPI) koji teže postizanju dugoročnih ciljeva
- po potrebi revidirati, revidirati i pregledati.
Zapamtite: ako upravljate novčanima, uslijedit će dolari.
8. Neka sastanci budu organizirani i usredotočeni
Mnoštvo negativnih medija okružilo je Skup. Konsenzus je očigledan da je Susret gubljenje vremena, a oni koji vode ove slušavce jednostavno vole čuti sebe kako govore sat i sat ili dva viču na ploče.
Ali zašto bacati bebu vodom za kupanje? Nije toliko da je sastanak loš za posao; to je da se ne koristi pravilno.
Kao voditelj projekta koji je previše zauzet da izgovara klišeje - dajete 110%, pomak paradigme i razmišljanja izvan okvira - želite da vaši sastanci budu detaljni, ali do točke. To se također vezuje za prethodnu točku komunikacije.
Cilj svakog sastanka je imati nekoliko tema o kojima će se raspravljati, što se može postići organiziranim i fokusiranim. Na kraju ovog 45-minutnog druženja, treba postaviti jedno pitanje: znaju li svi o čemu se ovaj sastanak održavao?
9. Koristite softverske alate
Pas više nije čovjekov najbolji prijatelj. To je tehnologija.
Poslovni svijet je obavio nevjerojatan posao prilagođavajući se promjenjivim uvjetima, napredujući digitalnim alatima i maksimizirajući ove mogućnosti kako bi povećao profit. Naravno, ima i nekih odmetnika, ali većina tvrtki koristi najnoviji i najbolji hardver i softver kako bi obavila posao.
Vi kao voditelj projekta to možete i vi.
Postoji puno softvera koji mogu nadopuniti vaš stil upravljanja. Najbolji program je nešto što kombinira suradnju, upravljanje vremenom, komunikaciju, planiranje i dijeljenje dokumenata u jedan ekosustav.
Niste sigurni što koristiti? Evo nekoliko prijedloga koji su proračunski povoljni (besplatni s opcijom nadogradnje) i nude široki spektar softverskih pogodnosti:
- Trello
- Zatišje
- Osnovni logor
- Wrike
- Podio
10. Po završetku izvršite pregled
Na kraju je važno izvršiti iscrpan pregled projekta. Ne govorimo samo o uvidu u gotov proizvod i osiguravanju da je svaki cilj, potreba i zadatak ispunjen. Umjesto toga, morat ćete ispitati svaku fazu, procijeniti svaku pod-fazu i izvršiti uvid u svoje vještine upravljanja projektima (jesu li one najbolje što su mogle biti, ili ima mjesta za napredak?).
Pregledom početka, planiranjem, izvršavanjem i zatvaranjem možete poboljšati nešto, održati njegovu učinkovitost ili uspostaviti najbolji način djelovanja.
I znate što? Ovo je najbolje sredstvo za učenje svih njih.
Stručnjaci su voditelje projekata uspoređivali s klasičnim dirigentima. Direktor orkestra vodi svakog violinista, violončelista i trombonu da slijedi i izvrši svaku notu u detaljnoj partituri. Voditelj projekta imat će težinu svijeta na svojim ramenima, ali takav će pritisak učiniti ili prekinuti karijeru.
Hoćete li biti poput Ikara i penjati se prema nebu samo kako biste vidjeli da krila plamte zbog sunca? Ili ćete se predstavljati kao Nike, grčka božica, i biti personifikacija uspjeha?
Koje biste druge savjete za upravljanje projektima željeli podijeliti s nama? Pridružite se razgovoru u nastavku!
