Ali da biste povećali prihod i maksimizirali uspjeh, potreban vam je pravi skup vještina i uređaja za upravljanje virtualnim timom.
Od alata za suradnju do ključnih praksi, evo načina upravljanja virtualnim timom visokih performansi.
1. Stvorite strukturu i plan
Prvi korak za učinkovito upravljanje virtualnim timovima je definiranje radnog sustava kojeg se svi mogu držati, poznatog i kao standardni operativni postupak (SOP). Postavljajući standarde i uspostavljajući radni proces, članovi tima bolje će razumjeti koliko dugo treba trajati zadatke i obično će imati manje pitanja.
Da biste standardizirali postupke i zacrtali pravila za sve zaposlenike, bilo udaljenim ili internim, možete stvoriti priručnik za preuzimanje. To možete učiniti sveobuhvatnim ili jednostavnim koliko želite; ideja je da svi zaposlenici trebaju slijediti potrebne postupke kako bi dovršili svoje projekte što je moguće efikasnije i preciznije.
2. Kretanje naprijed s dijeljenjem datoteka
Slanje velikih dokumenata putem e-pošte može ne samo natjerati vašu pristiglu poštu znatno sporijom brzinom nego inače, ali i rezultirati gubljenjem informacija u prijevodu, posebno kada komentare šaljete u zasebnom obliku. Da biste potpuno izbjegli ove probleme, velike dijelove možete dijeliti s članovima tima putem usluge utemeljene u oblaku poput Dropboxa.
Poslužitelji podataka u oblaku nude sve što radi vaš interni poslužitelj, ali sigurniji su i jednostavniji za pristup. Vaše datoteke i mape mogu se organizirati gotovo na bilo koji način koji želite. U međuvremenu, Dropbox također ima aplikaciju koju možete preuzeti, pa čak možete pristupiti dokumentima s bilo kojeg uređaja, što je savršeno ako radite na putu i trebate pristup više datoteka.
3. Uključite se u više komunikacijskih kanala
Pri odstupanju od tradicionalnog modela radnog mjesta, ključno je pregledati ključni dio jakog tima: učinkovita komunikacija. Da biste maksimalno iskoristili svoj tim, morat ćete iskoristiti vodeće komunikacijske alate dostupne na tržištu.
Prvi bitan alat koji vam treba za upravljanje udaljenim radnicima je siguran chat sustav koji će vam omogućiti trenutnu poruku i pozivanje kolega jednim klikom na gumb. Ti se alati koriste u uredima diljem svijeta i pružaju zaposlenicima platformu da imaju taj važan chat vodeni hladnjak, postavljaju brza pitanja i dijele datoteke jedni s drugima.
U međuvremenu, ne možete jednostavno zamoliti nekoga da podigne stolicu pored vas kako bi im pokazao svoj radni proces pri daljinskom radu. S alatima za dijeljenje videozapisa, s druge strane, možete učinkovito učiniti istu stvar! Na primjer, Skype omogućuje vam videopozive dok dijele zaslon s njima kako bi vidjeli što radite. Neki će možda tvrditi da je ovo čak i bolje od usavršavanja osoba, ali dopustit ćemo vam da to budete sudili!
4. Kucnite na Softver za upravljanje projektima
Kada mnogi članovi tima surađuju na jednom projektu, upotreba softvera za upravljanje projektima je neophodna. To vam učinkovito omogućava praćenje procesa, unosa podataka i komunikaciju s vašim timom, kao i poboljšanje suradnje između članova tima.
Zapravo na tržištu postoje stotine alata za upravljanje projektima koji vam mogu pomoći u pojednostavljivanju projekta i radu na istom krajnjem cilju, od Trella do MindMeistera.
5. Izgradite kulturu udaljene tvrtke
Stvaranje kultura tvrtke može se činiti pomalo škakljivim slučajem kada svi vaši zaposlenici ne rade pod istim krovom i nemaju svakodnevni kontakt licem u lice. Ali rekavši to, nije nemoguće! Snagom interneta svoje kolege možete vidjeti pomoću video softvera ili snimanja kratkih isječaka koje možete poslati kolegama preko integriranog sustava.
Možete i organizirati događaj (ako su svi vaši radnici u istoj državi) kako bi se oni mogli svakodnevno sastajati i izgraditi čvršću povezanost. Radeći to, vaši udaljeni zaposlenici imat će zajednička iskustva koja će vam pomoći da izgradite njihovo povjerenje i razumijevanje jedni prema drugima.
Alternativno, možete dogovoriti česte susrete putem grupnog poziva ili chata, kada svi u petak popodne završavaju danom!
6. Uspostaviti određeno radno vrijeme
Ako imate zaposlenike u sva četiri kraja svijeta, vjerojatno ćete imati različite ljude koji rade čitav sat. No, važno je pokušati uspostaviti određeno radno vrijeme za različite članove tima, osiguravajući da uvijek postoji križanje između barem dva tima koji rade zajedno u isto vrijeme.
To će u osnovi smanjiti vrijeme prijelaza na projekte ako dvije ili više ljudi koji surađuju istovremeno rade na mreži. To ne mora nužno značiti da njihovo radno vrijeme treba biti postavljeno u kamenu, ali trebali biste postići neki dogovor kako bi se međusobno podržavali tijekom bilo kojeg radnog dana.
7. Stvorite kombinirani sustav kalendara
Da biste lakše odredili radno vrijeme i raspored svojih članova, razmislite o upotrebi kalendara za suradnju kojem mogu pristupiti svi članovi tima (naravno, s ograničenim pravima - ne želite da oni uređuju svoju smjenu!). Možete organizirati različite kalendare za različite teme (npr. Radno vrijeme, godišnji odmor itd.) Ili nabrajati sve događaje u jednom rasporedu i koristiti sustav označavanja u boji da biste razlikovali teme.
Ovo je također izvrsna prilika da zakažete sastanke, treninge i druge događaje koji će biti korisni vašim zaposlenicima.
8. Unajmite tim samopokretača
Veliki udaljeni radnici moraju se motivirati i pokretati, a pronalaženje takvih ljudi može biti najmanje teško. Ali da biste vodili uspješan posao, morate prepoznati mogu li satima sjediti sami i proizvesti kvalitetan posao.
Ne samo da bi trebali biti motivirani, već moraju imati i izvrsne pismene i usmene komunikacijske vještine da ne bi bilo nesporazuma. Uz to, oni bi trebali biti dobri u rješavanju problema i biti organizirani s izvrsnim vještinama upravljanja vremenom.
9. Budite kreativni s timskim povezivanjem
Kad praktički radite, možda će trebati puno više truda da se formira kultura i 'timski duh', ali ljudima je ključno da stvore vezu. Zaposlenici moraju znati da svi rade na postizanju krajnjeg cilja i dio su šire slike, umjesto da rade samo na sebi.
Pravi timski osjećaj možete stvoriti interakcijom sa zaposlenicima putem video poziva, slanjem osobnih poklona i poruka za rođendane i komunikacijom s njima izvan radnog vremena putem društvenih medija i drugih prodajnih mjesta.
10. Postavite ciljeve i granice
Dobar način za angažiranje udaljenih zaposlenika je postavljanje ciljeva i nagrađivanje za njihove postignuće. Na primjer, ako je vaš udaljeni radnik predstavnik službe za korisnike, možete ih nagraditi darovnom karticom za njihovu omiljenu trgovinu ako ispunjavaju ili premašuju određene ciljeve.
Sa bočne strane, također biste trebali stvoriti granice. Na primjer, zaposlenici bi trebali raditi najmanje šest sati dnevno. Ako u tom vremenu rade bilo šta, platit će im se po satu.
11. Formirajte tim vođa
Virtualni tim u osnovi bi trebao biti grupa vođa koja može upravljati vlastitim radnim opterećenjem bez potrebe za rukom. Svaka osoba trebala bi biti odgovorna za niz zadataka i morat će voditi svoje svakodnevne dužnosti na temelju posla koji im je dan.
Iako će raditi kao dio tima, oni bi također trebali pokazati sposobnost vođenja na ovaj ili onaj način, bilo time što će biti imenovani kao voditelj određenog zadatka ili zaduženi za određeni dio projekta.
12. Zakažite česte sastanke
Da biste postigli osjećaj jedinstva tima, trebali biste organizirati redovne sastanke, pojedinačno i timski. Učestalost ovih sastanaka smanjuje se prema vašem rasporedu rada, ali trebali biste se pokušati svaki tjedan javljati s cijelim timom kako biste osigurali da se svi nalaze na istoj stranici. U međuvremenu, nemojte pretjerivati: previše sastanaka može učiniti više štete nego koristi!
Ovo nije samo učinkovito za povezivanje u tim, nego također potiče brainstorming i kreativnost među članovima tima, i izgrađuje povjerenje u udaljene timove. Također može smanjiti razinu stresa podsjećajući udaljene radnike da imaju sigurnosnu mrežu i jedinicu s kojom se trebaju konzultirati.
Kako radno mjesto više nije ograničeno na samo jedan ured, ključno je da se prilagodite i razvijete svoje vještine kako biste upravljali zaposlenicima iz cijelog ribnjaka. Da biste bili sigurni da skalirate i gradite jak posao, morate zadržati svoje radnike i motivirati ih na udaljene radnike, a ove ključne strategije upravljanja mogu vam pomoći da postignete upravo to!
Jeste li ikad upravljali daljinskom radnom snagom u nastavku? Sa kojim ste se izazovima i iznenađenjima suočili? Možda želite podijeliti vlastite savjete i savjete o tome kako izgraditi i upravljati virtualnim timom? Pridružite se razgovoru u odjeljku s komentarima u nastavku i javite nam se!
