Ali ne mora i ne bi trebalo biti ovako. Doista, ako se pravilno izvode, sastanci mogu biti vrlo učinkovito sredstvo. Ključno je učiniti ih ne samo podnošljivim, već i produktivnima - i osigurati da se ne troši vrijeme koje svi troše daleko od svojih stolova.
Pa, kako se to može učiniti? Pa, uz malo prethodnog planiranja i malo zdravog razuma, zapravo. Evo nekoliko ideja za sastanak tima kako biste najbolje iskoristili svoj tim.
1. Osigurajte da je sastanak zaista potreban
U većini slučajeva transparentnost u cijeloj organizaciji je dobra stvar. Naravno, treba poticati upoznavanje djelatnika sa širom slikom. No, trebaju li ažuriranja tvrtke doista svi alati za odustajanje od sat vremena ili se umjesto toga mogu distribuirati putem e-pošte? Ili, ako koristite alate za suradnju na kojima svi mogu vidjeti pojedinačni napredak na određenom projektu, da li stvarno trebate uspostaviti sastanak da biste ljude pitali za ažuriranja statusa?
To možda zvuči kao zdrav razum, ali timovi i dalje gube dragocjeno vrijeme pokrivajući teme o kojima ne treba razgovarati. To stvara negativan stav prema okupljanjima i radnici se mogu početi doživljavati kao posao, a ne kao glavna aktivnost na radnom mjestu. Pokušajte umjesto toga sazivati sastanke samo kada želite nešto gurnuti prema naprijed ili kad treba reći nešto važno, a ne ići preko istog umornog tla. Zapamtite: imati sastanke nije loše - ali imati previše toga je.
2. Započnite sastanke praskom
Dok svi prolazite u sobu i zauzimate mjesta, vjerojatno više niko nije mentalno spreman za sastanak. Većina ljudi će vjerojatno još uvijek razmišljati o zadatku koji im je upravo oduzet, dok se ostali jednostavno nadaju da sljedećih nekoliko sati nisu previše mučni.
Zbog toga je važno brzo privući pažnju ljudi i usmjeriti njihov um. To vjerojatno nećete postići pokretanjem ravno u detaljnu mikroanalizu marketinga najnovijih kvartalnih projekcija, pa umjesto toga pokušajte kratki kviz ili Brainteaser. To će opustiti ljude i kanalizirati njihov um daleko od njihovog rada, kao i uključiti ih u cjelokupni proces. Alternativno, igrajte smiješan video ili ispričajte zanimljivu priču - bilo što za osvježavanje i stimuliranje vašeg tima.
3. Imajte smjer
"Imati dnevni red" vjerovatno je najčešće pretjerano iskorišteno uputstvo u pravilniku o sastanku tima - koji su neki to sanirali, a drugi ismijavali - ali to ipak ima na umu. Na kraju krajeva, vrlo je teško postići ciljeve svog sastanka ako ne znate koji su ti ciljevi.
Ključno je znati jasno što želite da se dogodi i ostati na tom putu; mantra koja možda zvuči razumno, ali previđa tendenciju gotovo bilo kojeg susreta da se beznadno odbaci s piste. Da bi se borili protiv toga - ili ga barem zadržali - dobra je ideja imenovati nekoga (sebe ili kolegu) koji će se ponašati kao čuvar i kretati u pravom smjeru.
To ne znači da biste trebali zatvoriti ili zanemariti bilo koji dobar bod samo zato što nisu povezani. Ako netko pokrene problem o kojem vrijedi raspravljati, ali se ne veže za ciljeve koje ste postavili, zabilježite ga u zapisniku za sljedeći sastanak.
4. Prekinuti
Za kraća okupljanja to možda nije primjenjivo, ali za sve ono što se protegne na sat vremena plus, ključno je osigurati da svi u sobi mogu imati barem jedan kratak predah. Može biti teško koncentrirati se kad žurete za toaletom ili očajavate za cigaretom, a nema smisla pokušavati ideje odbijati s ljudima kada im fizički nije ugodno.
Teško je također preuzeti velike količine informacija i ponuditi smislene doprinose kada ste na tome već 40 minuta; čak i nekoliko minuta brzog rastezanja nogu može ojačati ljude i dati im mozak priliku da stvari gledaju drugačije.
5. Angažirajte SVE svoj tim
Jedan od razloga zašto sastanci ponekad mogu pasti je taj što uvijek isti tjedan dominiraju glasovi. Osim što to uzrokuje isključenje drugih, to također znači da se ne iskorištava puni potencijal tima. Na primjer, jedan od vaših mirnijih, introvertiranijih članova tima može imati savršeno rješenje određenog problema, ali možda im nije ugodno govoriti i dijeliti ga.
Ovdje pada teret na onoga tko je zadužen za sastanak da angažira svakog pojedinog člana tima i natjera ih da daje svoj doprinos - bez obzira jesu li njihovi prijedlozi dobri ili loši. Bilo da se radi o obilasku sobe i jednostavnom traženju ljudi izravno ili nečem gušćem, poput bacanja plišane igračke, važno je da postoje različite ideje koje lebde okolo i čuju se.
6. Budite sigurni da se svatko ima priliku pripremiti
Problem s brainstormingom je taj što je reći grupi ljudi da budu kreativni često najjednostavniji način ubijanja bilo kakvih komada inovacija. Umjesto da ljude stavljate na lice mjesta, planirajte unaprijed. Čim rezervirate sobu za sastanke, uputite članovima tima što je više moguće obavijesti da sami iznađu barem jedno rješenje određenog problema, a zatim se za vrijeme sastanka usredotočite na zapravo odabir najboljeg.
Ljudi imaju puno veću vjerojatnost da će smisliti bolje ideje kad im se dade prostora i vremena, a umjesto da zajedno sjede u sobi pokušavajući da sruše prvi plan koji im padne na pamet, grupa može odvojiti vrijeme za raspravu i analizu koji bi najbolji način djelovanja bio.
7. Promijenite postavku sada i onda
Sjećate se kad ste bili sunčanog dana u školi i učitelj bi ponekad izvodio časove vani, umjesto da sve prisiljava da bijedno ostanu u zatvorenom prostoru? Pa, takav pristup možete usvojiti i na sastancima. Zapravo, opuštanje u parku okupani suncem mnogo je vjerojatnije da će svatko stvoriti kreativnu iskru nego da se zgurate u malu sporednu sobu taupe i ljubomorno gledaju kroz prozor.
Naravno, to nije uvijek praktično - pogotovo ako postoje članovi tima koji su povezani na daljinu, poput Hangouta. Ali princip je isti. Raspravljati o strategijama ručka u Nandosu možda je malo klišejski, ali barem je pogled drugačiji - a WiFi je besplatan!
Sastanci su sjajan način zajedničkog rada na rješavanju problema i problema, kao i osiguravanje da se svi na istoj stranici povuku u pravom smjeru. Ali, često vam mogu oduzeti važnije stvari i osjećati se kao gubljenje vremena - pogotovo kada Roger iz Računa ima tjedni razgovor o tome kako se njegova krigla koristi.
Umjesto toga, slijedeći gore navedeni vodič, možete negirati mnogo toga što ljude odbija oko druženja u popodnevnim satima i usredotočiti se na to da vrijeme koje provodite zajedno kao tim bude jednako produktivno, vrijedno i uspješno jer su sastanci prvobitno bili namijenjeni biti.
Imate li još kakvih savjeta za siguran rad sastanaka? Javite nam u komentarima ispod…
