Kako se moderno radno mjesto i dalje razvija, tako se stvara i osjetljiva umjetnost upravljanja projektima. Prošli su dani pomicanja bilješki po oglasnim pločama; tvrtke su sada u potrazi za najučinkovitijim i najisplativijim alatima jer nastoje pojednostaviti svoj tijek rada i dobiti više posla od manje posla.
Softver za upravljanje projektima označava sve te okvire. Bez obzira na posao ili širu industriju, moguće ga je prilagoditi i prilagoditi zahtjevima bilo koje organizacije. Pa ipak, naravno, neki timovi možda oklijevaju. Otpor promjenama je ljudska priroda, a kad su profitne marže veće, veća je vjerojatnost da će se preduzeća pitati zašto trebaju koristiti određeni alat.
Mnoge prednosti korištenja namjenskog softvera ipak bi trebale ublažiti ove strahove. U ovom ćemo članku pogledati neke od tih prednosti i razgovarati o pozitivnim učincima koje mogu imati na vaše poslovanje. Dakle, osim ako nemate višak bilješki koje su preplavile skladište, pročitajte ...
1. Lakša suradnja
Mnogi se zadaci preklapaju s odjelnim i lokacijskim granicama, a ponekad može biti teško da svaki član tima bude svjestan onoga što se događa izvan svog neposrednog kruga. Srećom, alat za upravljanje projektima ovo pitanje odbacuje izravno; Na primjer, Wrike pruža aktivni tok aktivnosti koji omogućuje ostalim članovima tima da znaju na čemu radite, dok za bilo kakve upite postoji i mogućnost trenutnog slanja poruka.
Kao rezultat, brza i softverska usluga u stvarnom vremenu omogućuje timovima neometanu suradnju, izbjegavajući moguće probleme u komunikaciji. To također može zaustaviti one jezive sastanke s "aktualizacijama" kako bi se postigao napredak svih; posebno korisna korist kada je vrijeme i strpljenje na cijeni.
2. Bolje zakazivanje
Pratiti korake u projektu može biti teško, pogotovo jer svaki član tima mora znati što treba dovršiti i do kada. Da bi se borio protiv toga, kolaborativni softver može koristiti jasne i lako slijediti Ganttove grafikone vremenske trake projekta koji se mogu stalno ažurirati. To je vrlo korisno kad se stvari neizbježno mijenjaju na trenutak i resursi se moraju premjestiti.
Također omogućuje virtualnim upraviteljima da na jasan i pristupačan način primjenjuju upute, vizualno prikazujući pojedinačne zadatke i svima da znaju gdje stoje uz klik gumba. To osigurava da se među općim kaosom užurbanog projekta, loša organizacija ne može koristiti kao izgovor za propuštanje roka.
3. Bolja komunikacija s klijentima
Svi smo bili tamo: konferencijski poziv od 10 sati s klijentom koji zapravo počinje u 10.15 zbog nedostatka dostupnih prostorija (nakon čega slijedi još 15-minutno kašnjenje jer je klijent dobio pogrešno biranje). Osim što ćete se činiti manje profesionalnim, to je i neučinkovit i dugotrajan proces.
S internetskim softverom utemeljenim u oblaku, ova se saga ne treba događati. Klijenti mogu pristupiti vašoj ploči i lako vidjeti vaš napredak; oni tada mogu dati povratne informacije i izvršiti izmjene u relevantnim područjima - sve što zahtijevaju su lozinka i korisničko ime. U velikoj shemi stvari to rezultira mnogo efikasnijom upotrebom vašeg i klijentovog vremena.
4. Lakše delegirajte zadatke
Za menadžere može biti dugotrajno davanje zadataka pojedincima, posebno na većim projektima koji uključuju druge odjele i lokacije. Umjesto da svaku osobu upoznajte jednu po jednu, zadatak se može jednostavno umetnuti u vremensku traku projekta i dodijeliti odgovarajućem članu tima, zajedno s detaljnim uputama.
To olakšava život cijelom timu, koji može jednostavno provjeriti softver da vidi što bi trebao raditi i kada to treba učiniti - učinkovita i vremenski pobjeda za sve.
5. Upravljanje budžetom
Ovo je još jedan bonus fleksibilnog i višenamjenskog softverskog sustava, posebno za menadžere koji moraju paziti na troškove projekta i osigurati da isti ne prelazi iz kontrole. Posjedujući stvarno mjerljive dokaze o tome koji je zaposlenik učinio i koliko sati, oni koji kontroliraju proračun mogu u stvarnom vremenu vidjeti troškove i identificirati gdje se troši previše novca.
To zauzvrat može informirati odluke koje se kreću prema naprijed, omogućujući menadžerima da podešavaju tamo gdje je to potrebno ili raspoređuju sate na drugi način. Važnost biti fiskalno odgovorna često se može zanemariti ako je fokus čvrsto na samom projektu, a to je jedna od suptilnijih prednosti korištenja pouzdanog alata za upravljanje projektima.
6. Dijeljenje i pristup dokumentima
Jedna od dodatnih prednosti centralizacije na jednom mjestu je veća kontrola korisnika nad dokumentima. Osim što ih se ne može izgubiti ili zamijeniti, sustav također omogućava korisnicima da prate bilo kakve izmjene ili prijave, što rezultira većom odgovornošću i transparentnošću tko je promijenio ono što je u određenom dokumentu.
Također je praktično jer članovi tima mogu lako pronaći dokumente bez potrebe da kopaju po zajedničkim pogonima ili traže veze. To je posebno zgodno kada korisnik čeka ažuriranu verziju datoteke ili vam se učini da se upustite u last-minute sastanak s klijentom i brzo vam treba pristup.
pretplatiti
Prijavite se na naš newsletter za još sjajniji sadržaj i dobiti 20% popusta na našem testu karijere!
pretplatiti7. Standardizirani procesi
Kao što smo već dotakli, jedna od glavnih prednosti softvera za upravljanje projektima je to što ga dobivaju svi na istoj stranici. To se također odnosi i na vaše postupke, jer su svi potrebni za pružanje istih podataka i korištenje istih predložaka pri kreiranju i uređivanju dokumenata.
Iako ovo može zvučati površno, važno je sve standardizirati i osigurati da svaki dokument ima isti izgled i osjećaj. Osim što se čini profesionalnijim, to također pomaže da se stvori dosljednost i jedinstvo u cijeloj ploči, jer svi rade na isti način.
8. Integrirajte nove članove tima
Dovođenje nekoga na projekt na pola puta može biti zastrašujuće iskustvo za obje strane, jer se bogatstvo informacija i konteksta mora objasniti i naučiti u vrlo kratkom vremenu. Pomoću alata koji je jednostavan za korištenje, svaki novi dodatak timu može jasno pregledati napredak projekta od samog početka, kao i bilo kakve promjene smjera na putu. To znači da bez napora mogu ući u tim, zahtijevajući minimalnu integraciju i mogućnost da daju učinkovit doprinos odmah.
9. Daljinski rad
Mnoge vrhunske tvrtke sada nude fleksibilan i daljinski rad; softver za kolaboraciju omogućuje zaposlenicima da to učinkovito rade, a da se ne odvoje od tima.
To je zato što voditelji projekata mogu biti sigurni da se zadaci još uvijek izvršavaju bez fizičke provjere, dok korisnici kod kuće imaju sve potrebne resurse pri ruci; sve što je potrebno je pouzdana internetska veza. Na radnom mjestu koje je sve progresivno i otvoreno za promjene, ovaj način rada vjerojatno će postati bliskiji u skoroj budućnosti - s tim da će mu ovaj središnji centar biti u središtu.
Kao što vidite, prednosti korištenja alata za upravljanje projektima su neosporne. Suočeni sa složenim zadacima koji se sastoje od velike, često raspršene radne snage, neposredna je briga kako postupati s organizacijom, delegiranjem i komunikacijom. Synergetic softver rješava ove probleme s lakoćom.
Brigom o logistici ovo omogućava menadžerima da se usredotoče na stvarni vođenje projekta, dok radnici točno znaju što bi trebali raditi i kada; Kao rezultat toga, proces postaje bez napora i pozitivan krajnji rezultat može se dostaviti na zadovoljstvo svih strana.
Svojim softverom svjetske klase, Wrike je osnažio neke od najprepoznatljivijih tvrtki na svijetu i nastavlja stvarati inovativna rješenja. Od planiranja do isporuke, njihov alat omogućuje poslovnim timovima da ostvare svoje ciljeve projekta kroz jednostavno i logično sučelje; njihov najmoderniji softver sada koristi više od 15.000 organizacija širom svijeta.
