Stupovi učinkovite komunikacije
Nedavno Forbsovo izvješće kaže da voditelji projekata moraju biti vješti i u verbalnoj i u neverbalnoj komunikaciji. Preciznije, trebali bi biti u mogućnosti učinkovito komunicirati putem telefonskih poziva, trenutnih poruka, alata za suradnju na projektima kao što su Slack, web chat, e-pošta, video konferencije, kao i licem u lice. To je važno iz nekoliko razloga jer se preko 55 posto interpretacije poruka temelji na govoru tijela i izrazima lica, rekao je dr. John Lund, stručnjak za interpersonalnu komunikaciju i istraživač. Ostali aspekti koji utječu na komunikaciju uključuju ton glasa (37 posto) i korištene riječi (8 posto). Istodobno, voditelj projekta mora održavati pravu internu i vanjsku komunikacijsku ravnotežu, posebno u slučajevima kada je vlasnik projekta klijent. Projektni rukovoditelji također bi trebali izbjegavati međusobnu komunikaciju osim ako to nije potrebno, jer stvara nesigurnost među članovima projekta. Štoviše, to bi moglo navesti članove projekta da svoj fokus preusmjere sa temeljnih zadaća na funkcije kojima bi moglo neefikasnije upravljati osoblje koje nije projekt.
Komunikacijski plan
Kako bi se izbjegli gore opisani problemi, upravljanje projektima trebalo bi se temeljiti na unaprijed planiranoj komunikacijskoj strategiji. Ova bi strategija trebala sadržavati petlju za povratne informacije, kao i jasno definirati ispravne komunikacijske kanale, odgovornosti, uloge i hijerarhiju. Pravilno strukturiran komunikacijski okvir spriječit će uska grla koja nastaju uslijed neusklađenosti komunikacija.
Da biste saznali više o tome kako komunikacija igra ključnu ulogu u rezultatima upravljanja projektima, pogledajte ovu infografiku koju su stvorili mrežni magistri Sveučilišta Brandeis u programu upravljanja projektima.
