Kako postati Office Manager

Posljednjih godina zahtjev za upraviteljima ureda raste, a za velike tvrtke potreban je visoko kvalificiran pojedinac koji bi se brinuo o produktivnosti i svakodnevnim dužnostima ureda. Ovaj put karijere zahtijeva pojedinca s velikom pažnjom na detalje, organizacijske vještine i što je najvažnije, personalizirani lik zbog kojeg će se itko osjećati dobrodošli.

Ako vam se to čini poput vas i volite biti osoba koja radi u bilo kojoj situaciji, nastavite čitati dolje da biste saznali što ta uloga zapravo uključuje i kako možete stvoriti idealan životopis uredskog ureda.

1. Istraživanje profesije

Ako želite nastaviti karijeru u ovoj profesiji, važno je otkriti kakve će biti vaše odgovornosti i u kakvom ćete se radnom okruženju naći, kao i imate li ono što vam je potrebno

Opis posla

Dužnosti rukovoditelja ureda vrlo se razlikuju, ali oni su uglavnom zaduženi za organiziranje i nadzor rada uredskog osoblja. Oni osiguravaju da sve teče bez problema, uključujući čistoću objekata, razinu opskrbe uredskim zalihama i planiranje prodajnih događanja i godišnjih sastanaka.

Između brojnih drugih zadataka, rukovoditelji ureda odgovorni su za:

  • Organiziranje i održavanje kalendara tvrtke, koji će uključivati ​​zakazivanje sastanaka za zaposlenike na izvršnoj razini, kao i kalendarskih događanja za cijeli ured.
  • Organiziranje i upravljanje dopisivanjem u uredu i izvan nje, uključujući poštu i važne pakete. To će također uključivati ​​rješavanje nestalih paketa ili pritužbi u ime uredskog osoblja.
  • Koordiniranje prijevoza i smještaja za poduzetnike za sva radna putovanja.
  • Održavanje zaliha tiskanice i namještaja ureda.
  • Nadzor i nadgledanje rada administrativnog tima, uključujući tajnike i službenike. Nudeći upute i delegiranje zadataka po potrebi.
  • Upravljanje proračunima za kupnju ureda, inkapsuliranje svega, od stacionarnih, kava i čaja, do održavanja i IT potrošnje.
  • Pomaganje u pripremi i provedbi sastanaka odbora, uključujući stvaranje i distribuciju dnevnog reda, kao i vođenje minutaza.
  • Upravljanje papirom i mrežnim sustavom arhiviranja kako bi se osiguralo ispravno spremanje svih dokumenata.
  • Razvoj postupaka i primjena novih sustava za osoblje koje treba slijediti.
  • Pomoći novim zaposlenicima da se nastane i provedu dio indukcije pružajući im opremu koja im je potrebna za posao.
  • Organiziranje redovitih ispitivanja električne opreme.
  • Koordiniranje i planiranje događanja za cijelu tvrtku, poput božićnih zabava, godišnjih lopti itd
  • Priprema prezentacija ili pisma za menadžere i rukovoditelje unutar tvrtke.

Suštinske vještine i kvalitete

Da biste bili uspješan uredski menadžer, postoje određene vještine i kvalitete koje trebate imati. Obično uključuju sljedeće:

  • Komunikacijske vještine: kako ćete imati posla s ogromnim brojem ljudi, od suradnika do višeg menadžmenta, klijenata i dobavljača, morat ćete biti u mogućnosti da učinkovito komunicirate između svih njih.
  • Pažnja do detalja: trebali biste biti u mogućnosti analizirati sve i osigurati da ne radite bilo kakve nepažljive pogreške. Pozornost prema detaljima ključna je kod rada na važnim izvješćima i dokumentima.
  • Voditeljske vještine: kako ćete biti zaduženi za koordinaciju administrativnog tima, trebat će vam ključne vještine rukovođenja za delegiranje i usmjeravanje.
  • Analitičke vještine: bit ćete zaduženi za proračun i održavanje, što znači da biste trebali moći presuditi gdje tvrtka troši više sredstava i što možete učiniti da smanjite troškove i uštedite novac.
  • Organizacijske vještine: morat ćete se prebaciti iz brojnih različitih zadataka i trebali biste biti u mogućnosti voditi sve po redu tijekom obavljanja više zadataka.
  • IT vještine: morat ćete imati veliko znanje i praksu kako koristiti Microsoft Office Suite i Outlook.
  • Međuljudske vještine: voditelj ureda trebao bi biti sposoban bez napora da razgovara između ljudi iz svih slojeva života, moraju biti pristupačan i prijateljski raspoložen.
  • Vještine upravljanja vremenom: kao uredski menadžer, nećete upravljati samo svojim rasporedom, već i rasporedom ostalih, i zato vam je potrebno odlično upravljanje vremenom. Trebali biste biti sposobni raditi prema vašem dnevnom rasporedu i pravovremeno obavljati svoje zadatke.
  • Vještine rješavanja problema: kako ćete biti odgovorni za nesmetano funkcioniranje ureda, morat ćete razmišljati na nogama i brzo naći rješenja!

Radno vrijeme i uvjeti

Ako tražite određeno 9-5 sati, ova profesija na recepciji je idealna za vas! Radit ćete u tjednu od 35 do 40 sati, uključujući pauzu odmora za ručak. Ponekad će se od vas tražiti da prekovremeno radite, ali to će ovisiti o organizaciji za koju radite. U slučaju hitne pomoći važno je ostati fleksibilan, jer ćete biti odgovorni za rukovanje. Uostalom - vi ste osoba koja radi u uredu!

Izgledi za plaću

Kao i kod bilo koje druge uloge na poslu, plaća će varirati od tvrtke do tvrtke, ovisno o prethodnom iskustvu, kvalifikacijama i lokaciji. Međutim, prosječna plaća prema PayScaleu, u SAD-u je 46.156, a u Velikoj Britaniji 24.327 funti. Naravno, bit će mjesta i za napredak kada budete iskusniji u poslu i očekivat ćete povećanje plaće iz godine u godinu.

2. Dobijte kvalifikacije

Za rad na upravljačkom mjestu trebat će vam najmanje diploma srednje škole koja uključuje A-nivoe iz matematike, engleskog i poslovnog jezika. Obično se savjetuje da steknu diplomu ili ekvivalent iz studija studija poslovanja, poslovne administracije, računovodstva ili upravljanja ljudskim resursima što će dati jasnu sliku o tome kako organizacija djeluje u cjelini.

Alternativno, možete dovršiti certifikate uprave; Međunarodno udruženje za upravljanje objektima nudi CFM (certificirani voditelj objekta) za one koji žele postati menadžeri. Ako odlučite postati aktivni član, od vas će se morati polagati ispit i provesti obrazovne aktivnosti svake tri godine.

3. Svoj prvi posao

Bez nekoliko godina iskustva u administrativnoj ulozi ispod vašeg pojasa, vrlo je malo vjerojatno da ćete uskočiti ravno na mjesto uredskog menadžera. Umjesto toga, trebate imati dokazanu evidenciju upravljanja vremenom, voditeljske vještine i opće uredske dužnosti - sve ključne komponente idealnog životopisa uredskog upravitelja.

Stažiranje bi bilo dobro polazište za tražitelja posla koji traži posao bez ikakvog visokog obrazovanja. To će vam omogućiti da steknete praktično radno iskustvo u uredu i vjerojatno će dovesti do zaposlenja sa punim radnim vremenom.

Alternativno, možete se prijaviti za administrativne uloge pomoćnika, gdje ćete menadžeru ureda pomagati u svakodnevnim zadacima koji će vam omogućiti uspon na ljestvici karijere u vašoj organizaciji.

4. Razvijte svoju karijeru

Da biste postali voditelj ureda, najvjerojatnije ste već stekli više godina iskustva u svom srodnom području, prije nego što ste prešli na razinu menadžera.

Međutim, kad ste u tom položaju, još uvijek postoje mogućnosti za daljnji rast. Možete preuzeti više odgovornosti i upravljati većim timom, dodatnim uredom ili raditi na položaju višeg nivoa. Na primjer, možete preći iz upravljanja timom sadržaja u cjelokupni marketinški odjel.

Ako mislite da imate ono što je potrebno za upravljanje timom i stvarno doprinosite uredu i procesima, onda je karijera uredskog menadžera idealna za vas. Nećete vidjeti samo fizičke rezultate svog napornog rada, već ćete i stvoriti značajne veze u tom procesu.

Jeste li administrativni pomoćnik koji želi postati uredski menadžer? Ako je to slučaj, javite nam koje korake želite poduzeti kako biste postigli svoje ciljeve u odjeljku ispod.

Ostavite Komentar

Please enter your comment!
Please enter your name here