Pa, kako idete na to (bez da se stvari u međuvremenu pogoršaju)?
Pa, došli ste na pravo mjesto!
Ovdje smo naveli najbolje korake koje trebate poduzeti kada trebate disciplinirati zaposlenika i pomoći mu da raste unutar radnog mjesta.
1. Istražiti
Prije nego što započnete bilo koji disciplinski postupak, važno je pregledati sve dokaze protiv zaposlenika i doći do vlastite presude. Na primjer, ako nadzornik optužuje zaposlenika da ne slijedi protokole, morate proučiti njihove nalaze i osigurati da postoji dobar razlog za disciplinsko postupanje.
Morate se zapitati tko je kriv i procijeniti je li zaposlenik učinio najbolje što može u situaciji u kojoj se nalazi. Nakon što prikupite dovoljno dokaza, tada biste trebali razgovarati o daljnjim radnjama sa dotičnim zaposlenikom.
2. Pregledajte politiku zaposlenika
Pravila o zaposlenima postoje s razlogom, a nakon što zaposlenik potpiše svoj ugovor, to znači da su shvatili što se od njih očekuje na radnom mjestu. Ako vam se primijeti da zaposleni ne slijedi pravila navedena u pravilima, odnesite ih i recite im što su pogrešno učinili. Tako ćete u budućim situacijama moći komunicirati što se od njih očekuje.
3. Jasno komunicirajte u svim vremenima
Jasna komunikacija je bitna u slučaju discipliniranja zaposlenika. Svađavanje nad vašim riječima i nedolazak do točke mogu zbuniti zaposlenika, kao i učiniti da izgledate neprofesionalno.
Situacijama je najbolje pristupiti logično, a ne emocionalno i ostati mirni u svakom trenutku (čak i ako zaposlenik povisuje glas) i biti oprezni kad je to potrebno. Vaš bi glas trebao biti čvrst, a sve razmotrene točke trebale bi biti logične i unutar razuma, bez da se zaposleni osjećaju kajanje.
4. Koristite korektivne metode
Najbolji način korištenja prije skoka u disciplinski postupak su korektivne metode. Umjesto da samo nabrojite problem i kažete zaposleniku rješenje, trebali biste zajedno raditi na pronalaženju logičnih i ostvarivih rješenja.
Na primjer, zaposlenik možda ne ispunjava svoje ciljeve jer nije pravilno osposobljen. U ovom slučaju možete postaviti plan treninga kako biste riješili problem prije nego što se on dodatno nastavi.
5. Dajte usmeno upozorenje
Navedene korektivne metode treba dostaviti u obliku verbalnog upozorenja. Ove se vrste upozorenja trebaju izvoditi samo ako je zaposlenik prekršio pravila tvrtke. Radeći to, pokazujete da imate povjerenja u člana svog osoblja da biste napravili nekoliko promjena kako bi se poboljšali.
Umjesto progresivne discipline, ključno je voditi dvosmjerni razgovor - morat ćete doći do korijena problema, a ne samo istaknuti problem tijekom svoje rasprave.
6. Završite na pozitivnoj noti
Tijekom disciplinskog postupka, mnogi menadžeri zaboravljaju istaknuti pozitivne stavove i sastanak završavaju negativno, ostavljajući gorak okus u ustima zaposlenika. Stoga biste trebali obavijestiti svog zaposlenika da ste svjesni svih izvrsnih poslova koje su obavili i izbjeći bilo kakvu taktiku zastrašivanja. Pozitivna disciplina pojačava dobro ponašanje i motivira vaše zaposlenike da se poboljšaju i poboljšaju.
7. Dajte zaposlenom vrijeme da govori
Iako ste vi taj koji održava sastanak, od vitalnog je značaja dati svom zaposleniku vremena za razgovor i dijeljenje njihove strane priče. Moguće je da postoje specifične okolnosti kojih možda niste ni svjesni, bilo valjanih razloga, da se član osoblja ponaša onako kako jeste.
Budite otvoreni prema onome što imaju za reći, čak i ako ste se već odlučili za određenu stvar. Važno je da se zaposlenik ne osjeća kao da se suočava s disciplinskim postupkom prije nego što je uopće imao priliku braniti se.
8. Učinite to privatno
Nema ništa gore nego javno se sramiti pred svojim kolegama.
Kao takvo, od ključne je važnosti da se svaka rasprava odvija privatno. To ne samo da štiti privatnost vašeg osoblja, već i štiti njihov ugled.
Još jedna stvar koju treba zapamtiti je da biste trebali voditi razgovor kada je dobro vrijeme za oboje. Ne prekidajte zaposlenika dok je on usred zadatka; umjesto toga, zamolite ih da razgovaraju privatno kad im preostane nekoliko minuta.
9. Slijedite pisanje
Nakon svake rasprave potrebno je pratiti e-poštu i navesti činjenice vaših razgovora, osiguravajući da precizno odredite što je rečeno i koja očekivanja ide prema naprijed. To također daje zaposleniku priliku da odgovori ako se u potpunosti ne slaže s vašim sažetkom.
Ova nit e-pošte je potrebna ako želite uspostaviti obrazac lošeg rada i može vam pružiti potreban dokaz ako želite nastaviti s pismenim upozorenjem. Osigurava da postoji dosljednost i da se pridržavate pravila izloženih u priručniku zaposlenika tvrtke.
10. Dajte pisano upozorenje
Ako i dalje niste primijetili poboljšanja nakon verbalnog ukora, vrijeme je da poduzmete daljnje korake u obliku pismenog upozorenja. Kao i u slučaju verbalnog upozorenja, tako biste i vi trebali organizirati osobni sastanak sa zaposlenim zaposlenikom na kojem možete razgovarati o određenim problemima i stvoriti moguće ishode.
Ovog puta, međutim, nastavit ćete i sa službenim pismom upozorenja. Ovo pismo će tada morati potpisati zaposlenik i smjestiti ga u svoju HR mapu.
11. Provedite plan poboljšanja
Sljedeća faza disciplinskog postupka nakon pismenog upozorenja je ulaganje u plan poboljšanja. To im daje priliku da razmisle o onome što se dogodilo i da slijede jasnu strukturu za svoje poboljšanje.
Plan ne mora slijediti bilo koju određenu strukturu; trebalo bi se temeljiti na logičnim koracima koji će djelovati i za zaposlenika i za vas. Na primjer, trebali biste postaviti ciljeve i vremensku traku tih ciljeva. Na kraju svakog roka trebali biste se sastati sa zaposlenikom kako biste razgovarali o njihovim poboljšanjima.
12. Izdanje završno upozorenje
Ako tijekom određenog razdoblja niste vidjeli poboljšanje (u idealnom slučaju mjesec dana), vrijeme je da izdate konačno upozorenje. Slično prvom pismenom upozorenju, ovaj dokument treba opisati probleme i korake poduzete za poboljšanje.
Međutim, potrebno je istaknuti posljedice ako ne dođe do daljnjeg poboljšanja u ime zaposlenika. Opet ćete trebati zacrtati novi plan poboljšanja i postaviti drugu vremensku robu, precizirajući da, ako nije bilo napretka, morat ćete raskinuti ugovor o radu.
13. Razmislite o raskidu
Nakon dva ili tromjesečnog perioda bez poboljšanja, vjerovatno nećete imati drugog izbora osim otpustiti zaposlenika ili premjestiti ih u bolje prilagođeni položaj.
Spuštate li se putem raskida, važno je zakazati sastanak i osigurati prisustvo voditelja, kao i predstavnika za ljudske resurse. Djelatniku morate dati i mogućnost da sa sobom povede vlastitog svjedoka sa sobom. Na kraju sastanka trebali biste dostaviti otkazno pismo i naznačiti sljedeće korake.
Ne postoje postavljena pravila kada je u pitanju raskid ugovora radnika. Neke tvrtke odluče da zaposlenika odmah napuste i plate obavijest, dok ih druge traže da obavijeste o njima. Najbolje je identificirati idealnu situaciju za zaposlenika, kao i tvrtku, olakšavajući postupak svima koji su uključeni.
Disciplina zaposlenika dugotrajan je i stresan proces, ali treba ga ispravno slijediti kako bi se izbjegli pravni problemi koji bi mogli nastati dalje i kako bi se zaposleniku pružila poštena šansa za poboljšanje u okviru posla.
Jeste li imali nekih škakljivih disciplinarnih situacija? Ako je tako, pridružite se razgovoru u nastavku i javite nam kako ste ih prevladali.
