Kako uzeti minutu na sastanku

Biti imenovan za minutažu sastanka može biti zastrašujući potencijal, pogotovo ako to niste učinili prije. Uostalom, s obzirom na odgovornost dokumentiranja svega o čemu se raspravlja i o kojem je odlučeno, tisuću stvari potencijalno može poći po zlu: što ako propustite nešto važno ili na kraju napravite budalu od sebe? Posljednje što vam treba u karijeri je nezadovoljan HOO-a od kojeg se traži da se ponovi jer vam je stvarno žao, ali niste baš uspjeli uhvatiti zadnji trenutak.

Osim što ništa od toga ne mora biti slučaj. Zapravo, s pravom pripremom i vodstvom, izvođenje minuta je zapravo relativno jednostavan postupak, a mi smo izradili brzi i praktični vodič s detaljnim detaljima koji to dokazuju.

Dakle, sljedeći put kada vas šef stavi na dužnost pismonoša, duboko udahnite i ne paničite; ovo je način kako minuta i sastanak voditi efikasno i učinkovito.

1. Nemojte ići slijepo

Kao i u svim stvarima, pisanje minuta je puno lakše ako ste se prethodno dobro pripremili. Unaprijed znati tko će prisustvovati sastanku, kakav će biti dnevni red i potrebna razina detalja pomoći će vam da vaš posao bude mnogo jasniji.

Čim ste predati dužnost, trebali biste provesti pet minuta sa šefom kako biste dobili sve ove podatke prije nego što ih dokumentirate. Daleko najbrži i najučinkovitiji način za to je pomoću predloška minuta sastanka, zgodnog alata koji osigurava da ne gubite vrijeme na konstrukciju formata ispočetka. Na ovaj način, kada je u pitanju bilježenje, sve će biti već uredno uređeno i spremno za rad.

Ako je vaša tvrtka osobito tehničar, čak možete prenijeti dokument predloška u oblak, omogućujući sudionicima da dodaju svoje ime na popis i predlože svoje teme dnevnog reda. Međutim, vaša se organizacija voli igrati stvari, predložak je fleksibilan i jednostavan način rada za sve.

2. Znati što treba dokumentirati

U mnogim slučajevima - posebno na sastancima korporacija na visokoj razini gdje bi glasovi ili prijedlozi mogli biti na dnevnom redu - zapisnici koje vodite predstavljaju službeni, pravno dopušteni dokument. Na primjer, ako neki odbor direktora donese odluku, tada je - u svrhu transparentnosti, važno da oni koji nisu prisutni (ali s velikim interesom za tvrtku) znaju zašto je takva odluka donesena.

Suprotno tome, ako se radi o jednostavnom sastanku tima, koji je uglavnom neformalne prirode, možda vam neće trebati biti toliko strog u pojedinostima. Bilo kako bilo, tipični nacrt uključuje:

  • datum i vrijeme sastanka
  • potpuni popis sudionika (kao i pozvani sudionici koji to nisu uspjeli, obično označen izrazom "žaljenje")
  • sve izmjene i dopune minutaža s prethodnog sastanka (ako je primjenjivo)
  • popis unaprijed određenih tema dnevnog reda (ako je dat) i djelotvornih koraka koje treba poduzeti u vezi s tim temama, uključujući tko će biti odgovoran za njih
  • bilo koji ishod glasovanja (uključujući listiće) ili predloženi prijedlozi ili odbijeni (opet, ako je primjenjivo)
  • svaki novi posao ili pitanja postavljena tijekom sastanka koja nisu bila na dogovorenom dnevnom redu
  • bilo koje pojedinosti o sljedećem sastanku (kao što su datum i lokacija).

Kao što je spomenuto u prethodnom postu, nekoliko ovih točaka sa metkom može se ispuniti prije početka sastanka, pa pokušajte prethodno obaviti što više nogu.

3. Uzmi zapisnike o sastanku

Zapravo provođenje minuta obično je ono što plaši većinu ljudi; morate raditi brzo, učinkovito i s minimalnim ometanjem samog sastanka, što je administrativna vještina koja može zahtijevati neko vrijeme za savladavanje.

Važno je, međutim, zapamtiti da su bilješke koje bilježite dok je sastanak u tijeku samo nacrt; dobit ćete priliku posložiti ih i kasnije učiniti da izgledaju profesionalno. Stoga, ako morate upotrijebiti neki oblik kriptirane kratke ruke, da biste sve spustili - ili vam je ugodnije ako bilježite bilježnice na prijenosnom računalu ili tabletu - onda neka bude tako (samo pripazite da poslije to prevedete!)

Ispod su neke druge ključne točke koje treba zapamtiti.

  • Ne pokušavajte pisati razgovor u riječ; ne samo da je to praktički nemoguće, već je i nepotrebno (iako su zapisnici pravni dokument, sami sastanci nisu sudski postupak). Umjesto toga, pokušajte sažeti odluke i akcijske točke.
  • Iako ne želite da vas prekidaju svakih pet minuta, znajte da je sasvim u redu zahtijevati pojašnjenje o određenim točkama (još više ako je riječ o neformalnom sastanku).
  • Ako se stvarno mučite, donesite diktafon ili mobilni telefon za snimanje sastanka (ne toliko u svrhu stvaranja doslovnog transkripta, već kasnije u svrhu pojašnjenja). Ako to namjeravate učiniti, morate na početku obavijestiti sve koji su u sobi da se postupak bilježi.

4. Sve to napišite

Kao što je gore spomenuto, bilješke koje vodite tijekom sastanka samo su za vas; tada ćete im trebati dati lak kako bi bili spremni za distribuciju.

Dobro je to učiniti odmah nakon sastanka, kad je sve još svježe u vašim mislima. Imajte na umu da, iako je općenita ideja pisati na profesionalnom, korporativnom stilu, najvažnije je da vaše formulacije budu jasne i ne ostavljaju mjesta sumnji u to što je odlučeno i koji je rezultat toga.

Pogledajte ove korisne savjete.

  • Ako je to moguće, nemojte samo pretpostaviti da je "odbor odlučio poduzeti akciju X". Pokušajte uključiti i kratak odlomak koji sažeto objašnjava zašto je odbor odlučio poduzeti ovu akciju. Ako je dugotrajna rasprava prethodila određenoj akciji ili prijedlogu, pokušajte uključiti glavne argumente obje strane.
  • Obavezno zabilježite samo činjenice - ne svoje mišljenje ili subjektivno gledište o njima. Pišite jasno i jasno, bez ikakvih referenci na svoja osobna zapažanja.
  • Ne odnosi se na ljude osim ako ne raspravljate o rezultatima pokreta ili sekundi.
  • Obavezno ostanite u istom vremenu tijekom cijelog vremena (uobičajeno je da se minuta predstavi u prošlom vremenu, ali je i prihvatljivo da se oni pišu u sadašnjosti). Ne pokušavajte se zbuniti ovdje; samo neka stvari budu jednostavne.
  • Pobrinite se da su svi dodatni vanjski dokumenti na koje se upućuje dodani kao dodatak (i ​​na njih će se tako pozivati, poput „ugovora o ugovoru (vidi Dodatak B)“).
  • Iako bi to trebalo biti potrebno, provjerite jeste li provjerili i pravopisno provjerili gotov proizvod prije nego što ga budete distribuirali svima u odjelu.

5. Osigurajte da svi dobiju kopiju

Kao određeni minuta, vaše dužnosti ne završavaju; morate osigurati da su minute lako i lako dostupne onima koji ih zahtijevaju, obično putem internog intraneta sustava ili lanca e-pošte. Ni kasnije ne želite da se nešto mijenja, stoga osigurajte da postavite ograničenja za uređivanje ili, još bolje, da je prenesete u PDF.

Kao što je već spomenuto, ponekad zapisnik s prethodnog sastanka zahtijeva izmjene i dopune na početku sljedećeg sastanka. Jednom kada su sastavljeni, zapisnike je potrebno prikladno podnijeti za buduću upotrebu (obično u digitalnom obliku, ali neke će tvrtke možda htjeti zadržati i organizirane kopije na papiru). Iako možda nećete biti odgovorni za održavanje i ažuriranje ovih datoteka (upravitelj ureda će to vjerojatno srediti), budite svjesni kako odmah i na pravilan način poslati svoje podatke.

I to je prilično sve. Kao što vidite, minutaža je mnogo manje zastrašujuća perspektiva nego što mnogi to čine; to jednostavno zahtijeva određenu marljivost i prethodno planiranje u vaše ime.

Vjerojatno ćete razviti vlastiti sustav za brzo spuštanje stvari, ali u međuvremenu, to ne bi trebalo brinuti; samo slijedite ove savjete, a ostalo će doći lako.

Imate li još kakvih savjeta za minutno uzimanje? Javite nam se u odjeljku s komentarima u nastavku!

Ostavite Komentar

Please enter your comment!
Please enter your name here