Dajte dovoljno obavijesti
Prema kalifornijskom sveučilištu, možete ukoriti delinkventnog zaposlenika tako što ćete podsjetniku dati obavijest zaposleniku da njegov učinak ne ispunjava očekivanu komponentu. Možete upozoriti ako radnik ne pokazuje promjenu nakon neformalnog nadzornog treniranja kako bi mu pomogao poboljšati tražene performanse. Obavijest će vam kasnije poslužiti kao dokumentacija potrebna za otpuštanje zaposlenika ako ne uspije zadržati zaposlenje nakon što se iscrpe svi pravni koraci.
Navedite tijek akcije
Upućivanje na dopis stavite kao disciplinski zapisnik kako biste kasnije izbjegli pravne probleme sa sindikatima. Jasno navedite razlog pisanja dopisa. Ne zaboravite u zapisnik uključiti odgovore zaposlenika, ali izbjegavajte se fokusirati na njegov odgovor. Usredotočite se na ponovno pokretanje pravila ili postupaka u dopisu. Izjašnjavanjem onoga što očekujete od svog zaposlenika izbjegavate poduzimati disciplinske mjere ako radnik poštuje pravila. U mnogim situacijama bilo bi protuzakonito dijeljenje discipline bez praćenja drugih postupaka ili kanala.
Održavajte privatnost
Tretirajte bilješke kao osobne, povjerljive stvari. Osigurajte da ga pružite samo uključenom zaposleniku. Ako je moguće, isto tako trebate dostaviti primjerak njegovim predstavnicima sindikata, a drugi primjerak čuvati u dosijeu zaposlenika za daljnju upotrebu. Međutim, trebali biste provjeriti sa svojim radnicima sindikata operatora da li trebate čuvati dokaz o takvim razgovorima ili sastancima. Oni mogu tražiti zakonsku odredbu koja omogućuje svom klijentu da sastavi pisani odgovor na dopis prije nego što ga predate.
Upotrijebite značajne izraze
U komunikaciji upotrijebite snažni tekst koji se odnosi na ukor ili službenu pisanu obavijest. Navedite optužujete li zaposlenika za nesposobnost, neposlušnost, nedolično ponašanje ili zanemarivanje dužnosti. Sve su to ozbiljne fraze koje biste mogli upotrijebiti tijekom službenog disciplinskog postupka ako vam kasnije bude otkazano otpuštanje zaposlenika. Ako vaš dopis sadrži mnogo eufemizama, možda ćete trebati uvjeriti disciplinsku komisiju da je djelo koje je zaposlenik počinio bilo opravdano otpuštanje. Trebate navesti pogrešku bez dodavanja riječi. Možete naznačiti da će se poduzeti određena radnja ako zaposlenik ne postupi u skladu s pravilima ili dogovorenim postupkom.
Pisanje dopisa uklanja rizik od građanske parnice i podsjeća obje strane na dogovorena pitanja. U usporedbi s verbalnim ukorima, bilješke mogu biti korisne tamo gdje se zahtijeva dokaz. Oni su ujedno i formalniji i standardni način komunikacije u uredskom okruženju.