1. Komunikacija
Pomoćnik za administrativne poslove mora biti u stanju govoriti i pisati vrlo dobro jer u komunikaciji prikazuju sliku tvrtke. Njihova je dužnost pisati i slati pisma, zapisnike i bilješke koji trebaju biti lišeni pravopisnih i gramatičkih pogrešaka. Komunikacija također uključuje slušanje i međusobno povezivanje s drugim ljudima. U većini slučajeva administrativni asistent je prva kontaktna točka za klijente. Oni moraju biti sposobni govoriti jasno i sažeto, ali moraju biti i dobri slušatelji.
2. Organizacija
Posao administrativnog asistenta brzo se zaustavlja. Organizacija je vještina koja mora biti dio svakodnevne rutine. Posao pomoćnika je olakšati teret i stresove koji dolaze s mnoštvom odgovornosti izvršnog direktora. Drži se kalendara izvršne vlasti, organizira sastanke, konferencije i putovanja. Iz sastanaka priprema zapisnike, izvještaje, pisma i druga pisanja. Da bi se to osiguralo, u pravo vrijeme i uz sve na mjestu, organizacija je ključna. Nepostojanje organizacije može prouzrokovati teške situacije koje mogu rezultirati gubicima.
3. Timski rad
Administrativni asistent je član tima. Tim radi samo s dobrim timskim igračima, gdje se postignuća vide kao zajednički napor. Moraju se uspostaviti odnosi s njezinim rukovoditeljima i suradnicima i uspostaviti pouzdanost partnerstva. Ovakav način rada pomaže timu da ostvari svoje ciljeve uz minimalne izazove. Administrativni pomoćnici, koji su aktivni igrači tima, poboljšavaju svoje vještine i napreduju u svom poslu.
4. Upravljanje vremenom
Administrativni asistent ima toliko posla s vrlo malo vremena. Dio ovog posla je da se stvari odvijaju pravodobno i potpuno. Tajna je izbjegavati pretjerivanje s prioritetima u obavljanju zadataka koje je potrebno izvršiti. Kroz dan postoje distrakcije, ostati usredotočen i znati kada prijeći sa jednog zadatka na drugi je važno. Budite precizan radnik kako biste uštedjeli vrijeme i smanjili neurednost.
5. Diskrecija
Pomoćnik administratora nailazi na mnoštvo informacija u uredu. Od pisama, poslovnih dogovora o kojima se razgovaralo na sastanku, do razgovora na uho; administrativni asistent treba to čuvati povjerljivim. Dobar asistent izbjegava tračeve po uredu i ima integritet.
Pomoćni upravnik mora biti u stanju pozivati na dobre ocjene. Uglavnom neće biti pod nadzorom, a odluke koje se donose moraju biti točne. Važna je sposobnost prepoznavanja problema i njegova usmjeravanja do prave osobe za rješenje. Potreba za logičnim i razumnim mogućnostima donošenja ispravnih odluka o pitanjima plus je za nesmetano poslovanje.
