To, naravno, znači da je potrebno imati mnogo žica na pramcu, a svaki član vašeg tima očekuje da shvatite njihove vlastite brige i sposobnosti - i sve to dok žonglirate čitavim nizom vanjskih čimbenika, poput troškova i vremenskih ograničenja. Stoga je važno biti spreman.
Za one sa njihovim viđenjima koji su postavljeni na ulogu upravljanja projektima, sastavili smo popis bitnih atributa koji će vas trebati vidjeti kroz svaku fazu postupka. Pročitajte da biste vidjeli imate li što trebate ...
1. Vodstvo
Iako se može činiti zasljepljujuće očiglednim, učinkovit menadžer projekata treba biti jak vođa; to ujedno znači i sposobnost razlikovanja između to dvoje.
Osmišljavanje rasporeda, razumijevanje ugovornih nijansi i delegiranje zadataka svi su zadaci upravljanja udžbenicima koji se mogu podučavati i razvijati, ali motiviranje članova tima da se nastave s rokovima kada je već prošlo pet sati zahtijeva nešto drugo: vodstvo.
Upravljanje projektima nije samo u raspodjeli i organizaciji količinski mjerljivih resursa; također se radi o izgradnji odnosa s ljudima i razumijevanju kako iz njih izvući najbolje. Naravno, vi ste odgovorni za gledanje projekta do njegovog završetka, ali jedini način na koji ćete to postići jest vođenje vašeg tima.
2. Komunikacija
Učinkovito komuniciranje je vitalna meka vještina svakog zaposlenika, ali ništa više od rukovoditelja projekata. Vaša će cijela operacija živjeti ili umrijeti od vaše sposobnosti da jasno date upute svom timu, kao i od vaše sposobnosti za slušanje problema koji se mogu pojaviti.
Također ćete morati komunicirati sa svima ostalim koji su povezani s projektom, poput dobavljača, izvođača, dionika i, naravno, klijenata. Ovo može zahtijevati prilagođavanje vašeg stila ili pristupa ako je potrebno, pa se usredotočite na znanje kako njegovati te odnose.
Obavezno koristite i razne komunikacijske alate koji su vam dostupni; postoje brojni softverski sustavi za upravljanje projektima koji su dizajnirani kako bi vam olakšali život. Projekt je od početka do kraja kontinuirani ciklus podučavanja, delegiranja i povratnih informacija, pa bilo da se radi o suradnji temeljenoj na oblaku ili sastancima jedan na jedan, osigurajte da bude učinkovit.
3. Pregovori
Pregovaranje se ne odnosi samo na pregovaranje s dobavljačima radi postizanja bolje cijene ili s klijentima / višim rukovodstvom kako bi dobili produženje određenog roka; pregovaranje se odnosi i na rješavanje sukoba kad i kad nastanu, često između dviju strana koje su podjednako ključne za uspjeh projekta.
Da bi istovremeno bili sretni svi traži puno takta i diplomacije, posebno kad stvari počnu postati političke. Sposobnost uspostavljanja kompromisa i uspostavljanja srednjeg sloja dragocjena je vještina sama po sebi i vraća se na sposobnost izgradnje i održavanja odnosa s ljudima.
Znanje kako uspostaviti ravnotežu između napretka projekta i potreba svih koji su uključeni određeno je obilježje dobrog voditelja projekta; znati kako to učiniti tako da se svi osjećaju kao da su pobijedili znak je sjajne.
4. Upravljanje rizikom
Upravljanje rizicima još je jedan osjetljiv čin uravnoteženja koji će se naći u vašoj nadležnosti, pogotovo kada nešto neizbježno pođe po zlu i ako vas viši menadžment postavi u ruke. Priprema za ove eventualnosti važan je dio upravljanja projektima, kao i identificiranje praktičnih rješenja u slučaju da se najgore dogodi.
U stvarnosti, međutim, tajna učinkovitog upravljanja rizicima je u osnovi iskustvo. Osim ako vam nije prvo rodeo, vjerojatno ste već sve to vidjeli i uočite gdje mogu nastati potencijalni problemi; nažalost, ne postoji način da to ublažimo osim pukog učenja na poslu.
Što ilustrira ključnu točku: upravljanje rizikom podrazumijeva fleksibilnost i brzo prilagođavanje bilo kakvim promjenama okolnosti. Možete postaviti bezbrojna upozorenja i planove, ali uvijek ćete sumnjati u nepredviđene čimbenike, bez obzira je li to vaš prvi projekt ili je vaš 20. projekat. Iskoristite svoje postojeće znanje, ali uvijek budite spremni prilagoditi se.
5. Organizacija
Kad ste odgovorni za široku lepezu novčanih, tehničkih i resursa utemeljenih na ljudima, izuzetno je važno biti u mogućnosti organizirati ih u skladu s njima - i pratiti ih sve. Stoga su ključne organizacijske sposobnosti.
Kao nadzornik, ne morate biti u vrhu svake pojedinosti o minuti - nitko ne želi biti upravljan mikrofonom, uostalom - ali morate znati da se svaki resurs koristi učinkovito u svakom trenutku kako bi se maksimizirao izlaz. Radnici će uvijek odgovarati kada im se daju definirane uloge s jasnim krajnjim ciljem.
Organizacija se odnosi i na vas same. Ako ne možete učinkovito upravljati vlastitim rasporedom, nema nade za ostatak tima. Znajte gdje biste trebali biti i kada, kao i shvatite gdje ste vjerojatno potrebni.
6. Poslovna procjena
Upravljanje projektom uključuje preuzimanje odgovornosti za mnoge stvari; za većinu dionika najvažniji od njih nesumnjivo će biti proračun.
Ako nećete imati dovoljno sreće da će vam organizacija u kojoj radite dodijeliti carte blanche, ovdje ćete morati donositi teške odluke. Za razliku od ljudi, novac nije fleksibilan - znajući gdje odrediti prioritete i dodijeliti svoje financiranje zahtijeva snažan osjećaj poslovnog znanja, jer će vam vjerojatno trebati svaki novčić.
Ključno je ostati u tijeku s financijama projekta i odmjeriti svaku odluku s fiskalnim posljedicama. Možda nećete uživati kucati u svoj unutarnji Scrooge svaki put kada vaš tim zatraži dodatni resurs, ali ako to ne učinite, projektni troškovi - i vjera sponzora u vaše sposobnosti - će ispariti.
7. Stručnost za predmetnu materiju
Iako je većina vještina s ovog popisa prenosiva, istina je i da je upravljanje projektima vrlo teško, osim ako nemate znanje i svijest o poslu i industriji u kojoj se nalazite, a posebno tehničkom poslu koji radi vaš tim,
To, naravno, ne znači da trebate znati svaku nijansu. Ali razumijevanje platformi i sustava koji koriste dat će vam puno bolju predodžbu o tome što se može, a što ne može postići, te će vam omogućiti učinkovitiju komunikaciju ne samo s timom već i s klijentima i dionicima.
Važno je naučiti . Ako pokušate naletjeti na projekt bez prave ideje o mogućnostima vašeg vlastitog tima, vjerojatno nećete biti uspješni. Tijekom faza inicijacije i planiranja, ako vam se predstave nepoznata područja, odvojite vrijeme za istraživanje i razumijevanje onoliko koliko možete. Što više znate, više će vas cijeniti vaš tim i klijenti.
8. Strpljenje
Kao voditelj projekta, strpljenje je doista vrlina. Bit ćete u neprestanoj milosti prema Murphyjevom Zakonu, ako, ako nešto može poći po zlu, onda to zasigurno hoće. Mogućnost da duboko udahnete i odmaknete se za ponovnu procjenu situacije (odupirući nagonu da bacate prijenosnik kroz prozor i uselite se na Fidži) bez sumnje će vam dobro poslužiti.
Na sličnoj temi pomoći će i dobar smisao za humor. Kad vaš tim radi na rokovima, uvijek postoji potencijal za trenje; humor će ublažiti napetosti i pokazati da niste pretjerani u procesu. Kao vođa, na vama je da postavite ton i kulturu na radnom mjestu - samo zato što svi naporno radite, to ne znači da okoliš mora biti sputavan.
Naravno, ovo su samo vrhunski primjeri širokog i raznolikog skupa vještina koje nesumnjivo treba uspješan projektni menadžer. Ali oni također čine vrlo jak temelj. Ako označite sve ove okvire, onda biste trebali ozbiljno razmisliti o tome da predlažete sljedeći zadatak koji dolazi kroz vrata vašeg odjela.
Koje druge vještine čine uspješnog voditelja projekta? Javite nam u komentarima ispod…
