Iako nam nije nužno da kanaliziramo duha Williama Shakespearea kada puštamo putem e-pošte našim kolegama ili menadžerima, ipak je važno primijeniti dobar etiket u svom Gmailu ili Yahoo! poruke pošte.
Zapamtite: postoji lijeno pisanje e-pošte i formalni sastav e-pošte. Koji želite koristiti kada ste u uredu?
Recimo ovako: ako želite shvatiti ozbiljnije i smatrati ih profesionalnijim, onda toplo preporučujemo ovo potonje. Recimo drugačije: zar vas ne nervira kad vam Bill iz marketinga pošalje poruke koje nalikuju neželjenoj pošti iz devedesetih?
Dakle, što je to profesionalni etiket e-pošte u 2018. i šire?
Imamo zbirku savjeta za olovku poslovne e-pošte za koju se ne čini da je tinejdžer napisao na Snapchatu, nego nadležna odrasla osoba.
1. Koristite profesionalni jezik
Sigurno da u vanjskom svijetu skraćujete riječi, pišete neprikladni jezik koji nikad ne biste koristili na radnom mjestu i upotrebljavate engleski jezik uz nesmotreno napuštanje - nije nas briga koliko puta to učinite, molim vas prestanite pisati ' od ', ' gr8 'i' LOL 'u svim e-porukama vaše tvrtke - to su tipični grijesi e-pošte.
Evo kako sastaviti generičku e-poštu za profesionalnu postavku:
- otvorite svoju e-poštu s pozdravom
- smjesta dođite do mesa svoje e-pošte
- dobro se odvojite s prijateljskim odjavom, poput "hvala", "iskreno" ili "najbolje želje".
Ako želite dodati još jedan sloj profesionalizma, samo se držite e-pošte povezane s uredom.
2. Komunicirajte pravi ton
Ako postoji jedna stvar koja je teška prilikom slanja e-pošte, to je slanje tona.
Budući da primatelj ne komunicira s vama fizički i verbalno, pojedincu može biti teško shvatiti što zapravo govorite. Od šaljive do ozbiljne, poruke e-pošte mogu umanjiti tonove svih vaših poruka e-pošte.
Koliko vas je puta bezopasna šala uvukla u nevolje?
Glavna poteškoća je prevladavanje ove prepreke i pokušaj priopćavanja pravog tona. Postoji nekoliko preporuka za postizanje ovoga:
- držite se osobnih zamjenica kad digitalno penirate e-poštu
- sastavljajte svoju e-poštu aktivnim glasom, a ne pasivnim
- pažljivo odaberite svoje riječi - pogrešan pridjev ili imenica mogu nanijeti štetu
- znati pravi pozdrav i zaključke, ali nemojte biti previše sladak.
Često čitamo previše u poruku u našoj pristigloj pošti. Jesu li bezglavi? Je li poruka bila sarkastična? Je li pošiljatelj bio pasivan agresivan?
Ovo su razumna pitanja koja nam preplavljuju čitanje najnovijeg predmeta u našoj pristigloj pošti, ali vrijeme je da ih bacimo i shvatimo da pošiljatelj šalje samo e-poštu, a ne Dragi John ili Draga Amy.
3. Formatirajte svoju e-poštu
Zapravo, format vaše e-pošte možda se ne čini tako važnom, ali to je samo jedan dodani sloj u vašoj težnji za usavršavanjem vaše formalne komunikacije. Prilikom pisanja e-pošte, poželjet ćete održati dosljednu i profesionalnu temu, predložak koji ćete redovito koristiti.
Kako izgleda zadani format? To je obično Times New Roman, veličine 11 ili 12, te po jedan razmak nakon svakog odlomka.
Evo primjera:
Poštovani g. Vandelay,
Nadam se da je sve u redu.
Primio sam vašu poruku i želim vam zahvaliti što ste stupili u kontakt sa mnom. Primio sam vaš savjet i u izvještaj sam umetnuo dvije grafike kako bih naglasio naše proizvode od lateksa. Slike koje sam odabrao možete vidjeti u priloženoj datoteci.
Nadajmo se da će impresionirati naše japanske klijente.
Uistinu,
[Ovdje umetnite potpis]
Jednostavan format koji nije maštovit uvijek je bolji od raskošnog i vrhunskog oblika. Za pravilno oblikovanje e-pošte ne trebaju vam netaknute računalne vještine.
4. Izbjegavajte pretjerana korisnička imena
Bilo da otvarate novi račun e-pošte u uredu ili upotrebljavate osobnu e-poštu za radne svrhe, vaš je posao učiniti ovo jedno: izbjegavajte nečuveno korisničko ime ( ili ), Ovo će poslati pogrešnu poruku kolegama, nadzornicima i šefu o vašem cjelokupnom ponašanju.
Jednostavno rečeno: umjesto toga koristite .
5. Ispitajte svaku poruku
Gledajte, nismo svi nepogrešivi, znate? Mi radimo greške, zbog čega stavljaju gumice na poleđinu olovaka i gumb 'Delete' na našim tipkovnicama. Događa se.
Ključ je učenje iz grešaka. Ako je vaš cjeloživotni cilj ispravljanje pogrešaka i učiti na njima, tada možete početi sa svojim e-mailovima.
Glavni vaš cilj je lektirati svaku poruku koju pošaljete. Nije važno jesu li e-pošta dva paragrafa ili pismo najvišem direktoru tvrtke. Postoje dva načina za to: instalirajte gramatički dodatak u svoj preglednik - najpopularniji alat je Grammarly - i dvaput provjerite svoju e-poštu prije nego što pritisnete gumb 'Pošalji'.
Ako nikad niste bili osoba za strukturu rečenica ili sadašnji trenutak, svakako biste trebali razmotriti instalaciju Grammatike. Nikad ne znate hoćete li naučiti stvari koje ste zaboravili ili niste znali. Tko je znao da postoji ogromna razlika između "Da sam" u usporedbi s "Da sam"?
6. Mudro koristite svoj potpis
Vaš je e-mail potpis odličan alat na raspolaganju jer može prenijeti puno važnih informacija bez dodavanja u kontekst vaših poruka. Ispravan potpis može ponoviti vaše ime, naslov, informacije na društvenim mrežama ili čak neku duhovitu frazu koja je primjenjiva u vašoj industriji. To vas može izdvojiti iz gomile i omogućiti primateljima da vas pamte.
Dakle, samo kako stvarate potpis zbog čega ćete se isticati?
- ograničite svoj potpis na najviše četiri retka
- dodajte ikone društvenih medija kako biste svoj potpis unijeli u 21. stoljeće
- držite boje jednostavnim i dosljednim; preskočite ružičasti i zadani font s crnom bojom
- umetnite poziv na radnju u posljednjem retku (obavezno upamtite uredsku zabavu)
- suzdržite se od gubitka vrijednih nekretnina unosom adrese e-pošte
- objavite obojenu sliku sebe pokraj svog potpisa
Evo primjera:
John Smith
Putnički prodavač, tvrtka ABC [povezano na web stranici]
+ (44) (0) 1632 123456
Ovako maksimizirate moć potpisa e-pošte.
7. Shvatite da ništa nije povjerljivo
Evo istine o korištenju Interneta u 2018. godini: ništa nije sigurno, sigurno ili povjerljivo. Od infiltracije podataka do narušavanja sigurnosti do e-pošte hakera, čini se da sve i sve što radite na mreži više nije povjerljivo i anonimno. Samo pitajte rukovoditelje tvrtke Sony. I ovo je važno zapamtiti sljedeći put kada pošaljete e-poštu koja je prepuna tužbi i malo previše osobna.
Drugim riječima, napišite e-poštu s idejom da bi je ostatak ureda mogao vidjeti. Bolje je jednostavno pridržavati se svog posla i vječne izreke "ako nemate ništa lijepo za reći, onda to nemojte reći nimalo". Nadalje, suzdržite se od pružanja previše informacija o osjetljivim korporativnim podacima.
Predavanjem ovih prijedloga potencijalno biste mogli riskirati da ga pročitaju i drugi. Vaša je sreća da su se tvrtke kad su se jednom žalili na ljudske resurse hakirali!
Istina je da je uredsko okruženje posljednjih godina pomalo opušteno. To je potencijalno zato što je više milenijala ušlo u radnu snagu, donoseći svoju raskoš i moderne načine u uredski krajolik. Ali ovo ponašanje ne bi trebalo biti integrirano u vaše e-poruke. Trebalo bi biti suprotno: profesionalno, čisto i pristojno - poput The Wall Street Journala .
Kažu da je e-pošta mrtva. Dakle, koji je smisao vježbanja dobrih manira? Pa, s obzirom na to kako moderni uredski prostor živi i umire putem e-pošte, sigurno je reći da nisu u pravu. Prije nego što na sljedeću adresu e-pošte pritisnete „Pošalji“, razmislite ispunjava li kriterije za etiketu. Ako ne, morat ćete pritisnuti 'Backspace' na tipkovnici i početi sve ispočetka. Odijevate se za uspjeh, pa zašto ne biste pisali i za uspjeh?
Pišete li profesionalne e-mailove? Javite nam se u odjeljku s komentarima!
